SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW i ZADAŃ
Podstawą prawidłowego i nowoczesnego zarządzania przepływem informacji w przedsiębiorstwie jest skuteczne planowanie i jego dalsza kontrola na kolejnych etapach realizacji. System obiegu dokumentów jest rozwiązaniem, które pozwala modelować procesy zachodzące w firmie w zakresie obiegu dokumentów, na przykład: elektroniczny obieg faktur kosztowych, zgłoszeń, wniosków pracowników, obsługa realizacji zapotrzebowania, dokumentacja techniczna, etc. Głównym zadaniem elektronicznych systemów obiegu dokumentów jest likwidacja fizycznej wędrówki papierów po całej organizacji, jest systemem pracującym w środowisku sieciowym przez przeglądarkę internetową którego zadaniem jest wspomaganie procesu wymiany informacji w firmie zarządzanie przepływem zadań i procesów a także kontrola stanu procesów pracy.
Dlaczego obieg dokumentów?
Gartner Group podaje że średni czas potrzebny na odnalezienie i dalsze przesłanie jednego dokumentu w średniej wielkości firmie wynosi 10 minut. Przeciętnie pracownik wykonuje tygodniowo 61 wycieczek do faksu, kopiarki albo drukarki w celu powielenia czy drukowania dokumentu.
Gartner Group
Pracownicy instytucji, w których wszystkie dokumenty funkcjonują w postaci papierowej tracą więcej czasu na kopiowanie i przekazywanie dokumentów niż na ich tworzenie. Pracownicy biurowi 33% czasu pracy poświęcają na wyszukiwanie informacji, 13% na ich wymianę a tylko 35% przeznaczają na tworzenie dokumentów. W przypadku kadry kierowniczej dotarcie do dokumentów, wymiana informacji oraz przekazywanie poleceń i kontrola ich realizacji zajmują łącznie 78% czasu pracy.
Według danych Honeywell, Mercedes-Benz
Zarządzanie dokumentami
Moduł elektronicznego obiegu dokumentów pozwala tworzyć i zarządzać centralną bazą dokumentów w postaci jednego archiwum wszystkich dokumentów firmy. Umożliwia przydzielanie ich innym pracownikom, zarządzanie ich stanami i wersjami oraz kontroli drogi ich obiegu w firmie. Wszystkie dokumenty przydzielone pracownikowi trafiają na jego indywidualne systemowe konto, pozwalające grupować wybrane zasoby (dokumenty, zadania, projekty, terminy, itp.) w kartotekach, co ułatwia ich wyszukiwanie. Implementacja mechanizmu potwierdzeń dowolnych wersji dokumentu, pozwala analizować całą historię tworzenia dokumentu. Natomiast mechanizm raportowania powiadamia (przez komunikator) wszystkie zainteresowane osoby o wszelkich uaktualnieniach dokonanych w dokumencie.
Zarządzanie projektami i zadaniami
Moduł ten pozwala kontrolować i prowadzić zadania i projekty przebiegające w firmie. Przełożony może przydzielać zadania swoim podwładnym z terminem ich wykonania, w formie poleceń służbowych lub w oparciu o istniejące procedury ISO. Mechanizm raportowania pozwala monitorować postęp ich realizacji oraz uzyskać nadzór nad stanem ich wykonania. Zadania można tworzyć na podstawie dokumentów z systemu np: "zapytań ofertowych" wraz z przydziałem do odpowiednich pracowników jako odrębne zadania ale połączyć z zadaniem bazowym jako jego podzadania. Moduł umożliwia generowanie wykresów Gantta dla dowolnych projektów i zadań dla zobrazowania czasu całego projektu w odniesieniu do czasów zadań wchodzących w jego skład.
Silnik workflow
Ile może kosztować firmę nie zatwierdzona na czas umowa sprzedaży, zamówienie lub dostawa towaru do klienta? Zaimplementowany przez nas „silnik” Workflow pozwala zarządzać procesem potwierdzeń oraz umożliwia wgląd w całą historię od powstania (dokumentu, zadania, projektu) przez listę osób posiadających wybrane zasoby po wyszczególnienie kolejności potwierdzeń wybranej wersji dokumentu lub zadania. Pracownik po otrzymaniu dokumentu do potwierdzenia (wiąże się z tym wykonanie pewnych czynności) musi podjąć decyzję, np. o przyjęciu sprawy do realizacji, odrzuceniu z powrotem lub odłożeniu na później, a jego przełożony ma w każdej chwili możliwość kontroli stopnia realizacji sprawy.
W systemie użytkownik ma wgląd w dokumenty, które do niego trafiły. Może przejrzeć historię każdego z nich, dowiedzieć się, kto jest jego autorem, a kto - autorem poprawek. Dokumenty można przydzielać dla innych użytkowników dla ich weryfikacji, potwierdzenia, lub utworzenia nowej wersji dokumentu. System klasyfikuje dokumenty i pozwala grupować je w kartotekach, co ułatwia ich wyszukiwanie. Istnieje możliwość kontroli potwierdzeń dowolnych wersji posiadanych dokumentów oraz szczegółowa analiza własnych potwierdzeń. Poza systemem praw dostępu system pozwala na nadawanie praw do przydzielanych zasobów, co pozwala np.: przydzielić dokument i zablokować możliwość dalszego przydzielania go innym pracownikom.
Ważnym rozwiązaniem jest implementacja mechanizmu monitorowania i powiadamiania (przez komunikator LogiKom umiejscowiony w pasku zadań) o wszelkich zmianach w dokumencie przez pozostałych jego posiadaczy.
Po za logowaniu do systemu użytkownik ma wyświetlone sprawy do zrobienia na dziś, widzi listę dokumentów, zadań, projektów w których sam ustawił termin przypomnienia na dziś
